Vzdělávání team leaderů a managementu k budování stabilních týmů: Jak v Czechitas rozvíjíme týmovou spolupráci

V únoru jsme si posvítili na fungování našich týmů, jejich vzájemnou spolupráci a efektivitu procesů. People & Culture tým společně s naší provozní ředitelkou Luckou naplánovali rozvojový workshop Lean Game pro členy vedení Czechitas a klíčové interní stakeholdery. Cílem workshopu bylo seznámit se s principy a technikami štíhlé řízení (Lean management), které lze využít ke zlepšení procesů a zvýšení efektivity v různých situacích. Workshopem nás provedli lidé z organizace RainFellows, která se specializuje na pomoc firmám právě při zavádění štíhlých a agilních metod. 

Proč jsme se pro workshop rozhodli?

Jako vzdělávací nezisková organizace máme za cíl poskytovat kvalitní a hodnotné IT vzdělání pro ženy, které chtějí nebo uvažují o změně kariéry. Nechceme být kovářovou kobylou a je žádoucí, aby se i Czechitas tým vzdělával a rozvíjel, protože díky tomu můžeme budovat profesionální a udržitelnou organizaci s dlouhodobým dopadem. 

Cílem bylo zjistit, na jaké problémy v řízení organizace, procesech nebo v týmové spolupráci můžeme narazit a jak techniky lean managementu můžeme integrovat do naší práce i každodenních úkolů.

Jak workshop probíhal? 

Celodenní workshop měl podobu simulační hry v podobě výrobního podniku. Úkolem účastníků bylo optimalizovat výrobní linky tak, aby uspokojila poptávku všech zákazníků a zároveň bylo minimalizováno plýtvání a maximalizována efektivita. Prostřednictvím této hry se management seznámil s pojmy jako je mapování toku hodnot, Kaizen nebo Kanban. Zároveň poznali metodu JIT (just-in-time) a především se dozvěděli, jak lze tyto techniky využít k identifikaci a eliminaci rizika v různých procesech, jak lépe komunikovat a spolupracovat, jaké jednoduché rituály a rutiny můžeme implementovat do našeho řízení a krůček po krůčku vylepšovat naše fungování.

Nešlo však jen o teoretická cvičení, workshop byl plně interaktivní. Celé dopoledne jsme si hráli s legem. Ve hře samotné byli účastníci rozděleni do týmů a měli přiřazené různé role - někdo představoval zákazníka, jiný seděl na montovně podvozků a jiný na kvalitě či ve skladu. Prostřednictvím hry a několika kol (výrobních cyklů) účastníci postupně získali praktické zkušenosti s principy a technikami štíhlé výroby a mohli tak lépe pochopit, jak je lze aplikovat v reálných situacích.

Nejpřínosnější pro nás byl čas sebereflexe, zastavení se a vyhodnocení proběhlého kola. Viděli jsme spoustu parallel fungování ve hře s reálnou prací u nás v Czechitas. V odpolední části jsme několik témat, která jsme identifikovali jako klíčová, otevřeli a hledali řešení přímo pro Czechitas. Konkrétně jsme se zavázali k hledání řešení na tři problémy, což stále probíhá. S Petrem a Honzou jsme měli follow-up setkání, kde jsme identifikovali nové potřeby a budeme v těchto setkáních rozhodně dále pokračovat, protože v tom vidím ohromný přínos.” říká o workshopu Lucka, provozní ředitelka Czechitas.

V závěru měli účastníci možnost společně diskutovat naše postřehy a sdílet poznatky, které  využijí při aplikaci technik a metod v každodenní práci.

Jak s metodami pracujeme s odstupem 3 měsíců?

Od workshopu uplynuly tři měsíce a každý účastník si odnesl alespoň malý úkol k aplikaci některé z metod ve svém týmu nebo týmech. Jak se nám zavedení metod daří a jaké jsou naše další kroky?

Spolupracovat, společně inovovat napříč různými rolemi a týmy, systematicky řešit problémy a informovat o vzniklé situaci v rámci celých týmů? To byla výzva pro všechny Czechitas team leadery. Od optimalizace procesů až po efektivní využívání zdrojů (lidských, finančních i materiálních) jsme došli k zavedení metody OKRs napříč všemi týmy. Implementace metody OKR byla naplánována už před workshopem s Petrem a Honzou z RainFellows, ale workshop nám skvěle připravil půdu pro tento komplexní úkol.

“Důslednost v naší práci, škrtat a říct si, na kterých projektech a aktivitách v následujících kvartálech kapacitně nemůžeme zvládnout pracovat, byla nejtěžší část zavedení OKRs ve všech týmech. A stále je to pro nás výzva, která učí celou organizaci dělat méně s většími výsledky a dopadem. Už nyní vidíme dílčí výsledky, ale reálně opravdovou hodnotu OKR uvidíme až za několik kvartálů,” Lucka, provozní ředitelka Czechitas.‍

Závěrem

Náš závazek ke spolupráci však nekončí u našich lídrů a managementu. V Czechitas věříme, že každý zaměstnanec má svou roli při budování firemní kultury, našich hodnot a tím i podpory týmové spolupráce. Proto se všichni naši zaměstnanci mohou vzdělávat v rámci interních i externích školení nabízené například na platformě Red Button Edu nebo formou mentoringu. Díky podpoře kultury a vzájemné spolupráce jsme schopni pracovat na zajímavých projektech a dosahovat výjimečných výsledků pro organizaci i naši komunitu.

Za workshop děkujeme lektorům Petrovi Martináskovi a Honzovi Krchňákovi z RainFellows. Pokud máte zájem o seminář i ve vaší organizaci, více informací najdete na www.rainfellows.cz. RainFellows donedávna směrovali své projekty čistě do firem, ale od jara 2023 je zpřístupňují i veřejnosti, a kdo se na ně rozhodne dorazit, může se nejen těšit na spoustu aha momentů, ale i příjemné prostředí našich Czechitas učeben na Václavském náměstí.